Informativa ex art. 14 GDPR – Espositori manifestazioni indirette

INFORMATIVA (ex art. 14 Reg. UE n. 679/2016)

Espositori manifestazioni indirette

  1. Introduzione

Secondo la normativa indicata, il trattamento dei dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’individuo.

Ai sensi del Regolamento UE n. 679/2016 del 27 aprile 2016 (“GDPR”), alla luce del fatto che i dati personali non sono stati ottenuti presso l’interessato, Vi informiamo di quanto segue.

Fiera Roma S.r.l. (la “Società”) può trattare i dati personali degli Espositori e dei relativi dipendenti e/o collaboratori (“Interessati”) forniti dalle società organizzatrici di eventi fieristici presso gli spazi attrezzati di Fiera Roma S.r.l. (gli “Organizzatori”). La presente Informativa sulla privacy descrive il trattamento di tutti i Vostri Dati personali forniti dagli Organizzatori a Fiera Roma S.r.l. (di seguito “Dati”).

  1. Chi è il Titolare del trattamento dei dati?

La Società Fiera Roma S.r.l. (P.IVA 07540411001), con sede legale in Via Portuense, 1645/647 Roma (00148), è il Titolare del trattamento ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE n. 679/2016.

I Responsabili del trattamento dei dati nominati dalla Società includono tra gli altri società esterne che forniscono servizi di archiviazione elettronica e di consulenza. Un elenco completo dei Responsabili del trattamento dei dati nominati dalla Società può essere richiesto alla Società ai dati di contatto indicati nella Sezione 10 della presente Informativa sulla privacy.

  1. Che tipo di dati viene elaborato dalla Società?

Fiera Roma S.r.l. tratterà esclusivamente i dati forniti dagli Organizzatori e da Voi comunicati a quest’ultimi tramite la compilazione della domanda di partecipazione/ammissione all’evento fieristico e dei relativi documenti connessi e/o collegati (ad. es. dati forniti per l’inserimento nel catalogo ufficiale). I dati personali ottenuti e trattati dalla Società possono essere considerati Amministrativi/Contabili: Dati dell’azienda e del relativo rappresentante legale (ragione sociale, indirizzo, telefono, fax, email, settore merceologico di appartenenza ecc.); Dati di fatturazione (estremi bancari ecc.), Dati dei referenti societari e di dipendenti/collaboratori (nome, cognome, e-mail, telefono) e Dati simili.

  1. Da dove provengono i dati trattati dalla Società?

Vi informiamo che la fonte da cui hanno origine Vostri dati personali è privata e, in particolare, i dati sono stati forniti dalla società [nome società] sulla base della Vostra domanda di partecipazione/ammissione all’evento [nome evento].

  1. Per quali scopi vengono trattati i dati?

La Società tratta i Dati attraverso strumenti manuali ed elettronici:

  1. per consentire la partecipazione all’evento fieristico (ad es. consentire l’accesso agli spazi espositivi), per l’esecuzione della domanda di partecipazione/ammissione al [nome evento] e, in ogni caso, per l’erogazione di eventuali servizi connessi alla partecipazione alla manifestazione;
  2. per proteggere e difendere i diritti della Società. In particolare, Fiera Roma S.r.l. potrà divulgare i Dati ove ciò si renda necessario per (i) proteggere, far rispettare o difendere i diritti, la privacy, la sicurezza o la proprietà della Società, i suoi dipendenti, agenti e appaltatori, (ii) proteggere la Società da frodi o (iii) ai fini di gestione del rischio;
  3. per conformità con leggi e procedure legali applicabili e per rispondere alle richieste delle autorità competenti;
  4. per la predisposizione, previo consenso, di iniziative commerciali, promozionali, pubblicitarie e di marketing, nonché l’invio di materiale pubblicitario e/o informativo sui prodotti, servizi e iniziative della Società, tramite modalità di contatto tradizionali (quali posta cartacea, telefono, etc.) e telematiche (quali SMS, MMS, e-mail, notifiche push), l’effettuazione di analisi e ricerche di mercato da parte di Fiera Roma S.r.l.

 

  1. Su quale base legale vengono elaborati i dati?

Il trattamento dei Dati per gli scopi di cui:

  • alle Sezioni 5(a) e 5(b) è necessario per la partecipazione all’evento fieristico, per l’esecuzione della domanda di partecipazione/ammissione e per l’erogazione dei relativi servizi (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR) e, pertanto, il rifiuto di fornire i Dati impedirebbe la partecipazione alla manifestazione fieristica o, comunque, l’esecuzione del relativo contratto/domanda;
  • alla Sezione 5(c) è necessario per ottemperare alle leggi applicabili (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR) e, quindi, il rifiuto di fornire i Dati impedirebbe nuovamente la partecipazione all’evento fieristico o, comunque, l’esecuzione del relativo contratto/domanda;
  • alla Sezione 5(d) è eseguito sulla base del consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR) il cui mancato conferimento non pregiudica in alcun modo la partecipazione o, comunque, l’esecuzione del contratto/domanda di partecipazione alla manifestazione potendo, tuttavia, impedire l’erogazione di alcuni servizi promossi durante e dopo l’evento fieristico.

 

  1. Chi ha accesso ai Dati?

I Dati saranno accessibili, nella misura in cui ciò si renda necessario per lo svolgimento delle proprie attività, solo dai dipendenti e/o collaboratori di Fiera Roma S.r.l. debitamente autorizzati e ai quali la Società ha fornito specifiche indicazioni in materia di riservatezza e tutela dei Dati personali.

La Società potrebbe comunicare i Dati a: (a) fornitori di servizi terze parti, incaricati delle attività di trattamento e, ove richiesto dalle leggi applicabili, nominati come responsabili del trattamento (ad esempio, fornitori di servizi cloud, fornitori di servizi strumentali alle attività della Società, quali, a mero titolo esemplificativo, le società che forniscono servizi IT, periti, consulenti e avvocati, società risultanti da possibili fusioni, scissioni o altre trasformazioni) e (b) autorità competenti, ove consentito dalle leggi applicabili.

  1. I Dati sono trasferiti all’estero?

I dati personali non verranno trasferiti in Paesi Terzi.

  1. Gli Interessati sono titolari di diritti in merito ai propri dati personali?

L’Interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, e ha diritto di ottenere l’indicazione:

  1. dell’origine dei dati personali;
  2. delle finalità e modalità del trattamento;
  3. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  4. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato;
  5. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

L’Interessato ha inoltre diritto di ottenere:

  1. l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
  2. la limitazione del trattamento nei casi di contestazione sull’esattezza dei dati, opposizione al trattamento o alla cancellazione dei dati personali nei confronti del titolare, nonché per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
  3. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
  4. l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere f) e h) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
  5. in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i dati personali forniti e di trasmetterli, direttamente o per mezzo del titolare, ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati).

L’Interessato ha inoltre diritto di opporsi, in tutto o in parte:

  1. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  2. al trattamento di dati personali che la riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

Qualora l’Interessato ritenga che i suoi diritti siano stati violati dal titolare e/o da un terzo, allo stesso è riconosciuto il diritto di proporre reclamo all’Autorità per la protezione dei dati personali e/o ad altra autorità di controllo competente in forza del GDPR.

I diritti di cui sopra possono essere esercitati contattando la Società all’indirizzo indicato nella seguente Sezione 10.

  1. Come è possibile contattare il Titolare del trattamento dei dati?

Se l’Interessato ha domande sulla presente Informativa sulla privacy o desideri esercitare i diritti previsti dalla presente Informativa, potrà contattare la Società al seguente indirizzo e-mail privacy@fieraroma.it oppure al numero di fax 0665074472.

  1. Per quanto tempo saranno conservati i dati personali?

I dati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge.

  1. Consenso al trattamento per le ulteriori finalità di cui alla Sezione 5(d)

Per il trattamento dei dati per le finalità ulteriori di cui alla Sezione 5(d) la Società chiede il consenso esclusivamente per i fini rispettivamente indicati, attraverso la sottoscrizione della seguente dichiarazione. In assenza di consenso esplicito al trattamento dei predetti dati, come visto, non verrà pregiudicata la partecipazione all’evento o la stipulazione e/o l’esecuzione del relativo contratto/domanda di partecipazione potendo, tuttavia, impedire l’erogazione di alcuni servizi promossi durante e dopo la manifestazione fieristica. E’ riconosciuto il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto sino alla revoca.

Per ogni chiarimento e delucidazione il teso del Regolamento 679/2016 è consultabile al seguente link: www.garanteprivacy.it/il-testo-del-regolamento